Muzyka

(179 - maj - czerwiec 2011)

z cyklu "Wieczernik Domowy"

Jak skuteczniej rozmawiać

Krzysztof Janowski

Wiele razy mówimy coś do in­nych w domu i w pracy, a potem zastanawiamy się, dlaczego to do nich nie do­tarło. Jak powiedzieć to tak, aby zosta­ło z tego jak najwięcej, jak najlepiej po­móc im przez naszą rozmowę?

Dzisiaj chciałbym podzielić się prze­myśleniami po szkoleniu „Trenowanie i rozwój” („Coaching and develop­ment”), w którym miałem możliwość uczestniczyć w ramach projektu Kapitał Ludzki współfinansowanego przez Eu­ropejski Fundusz Społeczny.

Otóż zdaniem autorów szkolenia, sposób w jaki mamy pokierować daną osobą, dotrzeć do niej zależy od jej woli i umiejętności. Do osoby o niskich umie­­jętnościach i motywacji musimy dokładnie powiedzieć co od niej chcemy, osobie o niskiej motywacji ale dużych umiejętnościach musimy sprzedać to co chcemy, osobię o dużej motywacji i niewystarczających umiejęt­nościach musimy trenować, a osobie o dużej motywacji i umiejętnościach po prostu delegujemy pewnie zadania.

Przyjrzyjmy się tym wskazówkom trochę bliżej.

Kierowanie, dokładne mówienie po­winno być użyte w celu zmotywowania osoby i nauczenia jej potrzebnych rze­czy. Trzeba podać tutaj jasne wskazów­ki i postawić osiągalne cele. I często trzeba sprawdzać postępy, a w razie potrzeby korygować (z wyczuciem) taką osobę oraz potwierdzać (chwalić) jak dobrzej jej idzie, aby zwiększyć jej pew­ność siebie. W pracy często osoba o ni­skiej motywacji (woli) i umiejętnościach to osoba na niewłaściwym stanowisku. W domu nie zawsze tak jest, bo na przykład dziecko na początku może nie mieć motywacji ani umiejętności do wy­konywania prac domowych. Ale cza­sami i w rodzinie może przydać się wskazówka, o przesunięciu takiej osoby na bardziej pasujące jej miejsce. Jeśli np. uczynimy z męża pomoc kuchenną to często będziemy musiały mówić mu dokładnie co ma zrobić, sprawdzać czy zrobił to dobrze i dziwić się, że nie po­maga z ochotą robić obiad. Może roz­wiązaniem jest „przesunięcie” go na­stepnym razem z kuchcika na kucharza (ale tak aby miał szansę podołać temu zadaniu – przed takim ruchem przedys­kutujmy co i jak może mu pomóc).

Przewodzenie, trenowanie sprawdzi się wtedy, gdy osoba ma wolę do wyko­nania czegoś, ale brakuje jej umiejętno­ści. Taka osoba potrzebuje przede wszystkim wskazówek i otwartości, aby mogła się rozwijać, zdobywać potrzeb­ne umiejętności. Oczywiście potrzebuje też Twojego czasu na rady i ocenę po­stępu. O trenowaniu powiemy nieco więcej w dalszej części tego artykułu.

Sprzedanie, zainteresowanie to spo­sób dla osoby mającej dostateczne umiejętności, ale pozbawionej motywa­cji. Trzeba spróbować odkryć, co dla tej osoby jest ważne, co się liczy, za czym tęskni. I trzeba pomóc jej odnaleźć po­łączenie tego co robi, co ma zrobić, z tym co ją motywuje.

Na przykład nasza pięcioletnia córka lubi długo spać r ano i gdy chcemy obu­dzić ją wcześniej bez płaczu, to próbuje­my zainteresować ją czymś. Zrobić tak, aby to jednak ona wstała z łóżka z własnej woli. Np. łaskoczemy ją aż otworzy oczy, a potem czytamy bajkę licząc, że fanka czytania bajek zaintere­suje się obrazkami do niej.

Delegowanie to oddanie komuś ka­wałka władzy. Jeśli widzisz, że ktoś jest w czymś bardzo dobry, czasem lepszy od ciebie, to warto go docenić i oddać mu to pole dla dobra rodziny czy ze­społu w pracy. Ważne aby dać mu tutaj zaufanie i potrzebną autonomię i doce­nić to co robi.

Jacek Pulikowski w swojej książce „Warto naprawić małżeństwo” napisał między innymi: „[Młody mąż] po przyję­ciu władzy z godnością i po podzięko­waniu za zaufanie zaczyna oddawać te­reny władzy dla żony. Na pewno po­winny to być wszelkie kontakty między­ludzkie, relacje z rodzinami obu stron…” To właśnie wspaniały przykład delegowania władzy / zadania w mał­żeństwie.

Przyjrzyjmy się teraz bliżej trenowa­niu. Do businessu trafiło ono ze sportu, bo to tam sportowcy mają swoich tre­nerów. Co ciekawe dobry trener nie koniecznie musiał być w przeszłości do­brym sportowcem i nie każdy dobry sportowiec jest potem dobrym trene­rem.

Cztery podstawowe zasady trenowa­nia to:

· zadawaine pytań nie dawanie roz­wiązań;

· budowanie na mocnych stronach tre­nowanego a nie na pokazywaniu braków do pracy nad nimi;

· akceptowanie drogi trenowanego do osiągnięcia celu;

· skupienie się na przyszłości a nie przeszłości.

Nie należy trenować innych gdy ma­ją wewnętrzny opór przed zmianami, gdy jesteśmy w sytuacji kryzysowej, kie­dy są jasne procedury czy procesy.

Aby móc wprowadzić te zasady w życie warto robić poniższe rzeczy.

Słuchać – nie zagadywać na śmierć, nie myśleć nad następnym mądrym py­taniem, ale starać się usłyszeć co drugi do mnie mówi o danej sprawie. W razie czego dobrze jest zadać pytanie po­twierdzające, że rzeczywiście dobrze zrozumieliśmy naszego rozmówcę.

Stawiać dobre pytania – krótkie, otwarte, raczej „co” i „jak” niż oskarża­jące „dlaczego”. Pytać o możliwości wi­dziane przez rozmówcę, o jego opinię ta dany temat, jak to dla niego wyglą­da, co dotychczas próbował.

Wskazywać wyzwania (już osiągnię­te) i takie co mogą być osiągnięte (nie za proste ani nie za trudne).

Dawać opinię zwrotną. To nie to sa­mo co krytyka. Dobra opinia jest: spe­cyficzna (dostarcza konkretnych infor­macji, skupia się na faktach), neutralna (skupia się na zachowaniu nie na oso­bie), natychmiastowa (jest wyrażana tak szybko w stosunku do zdarzenia jak to jest możliwe) i praktyczna (osoba zaopi­niowana musi wiedzieć czego oczeku­jesz od niego jako rezultat opinii).

Samo trenowanie składa się z czte­rech kroków:

· uświadomienie sobie i rozmówcy ce­lu;

· określenie jakie są obecne realia, gdzie jesteśmy;

· omówienie opcji osiągnięcia celu;

· ustalenie jakie będą kolejne kroki, aby osiągnąć cel.

Co do celu to często do jego okre­ślania poleca się model SMART. Mó­wiono, że cel musi być Specyficzny (nie może być ogólny że mam być lep­szy, ale że będę pomagał żonie w po­rządkach domowych), Mierzalny (czyli np. odkurzę odkurzaczem dwa razy w tygodniu), przeAnalizowany (uzgod­nio­ny i atrakcyjny – potrafię wyobrazić sobie jak miło jest w czystym mieszka­niu), Realistyczny (nie wybieram odku­rzania codziennie jak nie mam na to czasu) i z Terminem realizacji (np. daję sobie miesiąc na dojście do uzgodnionej częstotliwości odkurzania).

Aby móc efektywnie znaleźć opcje osiągnięcia rozwiązania czasami warto zastosować technikę sześciu kapeluszy. Próbujemy omówić sytuację będąc ko­lejno w sześciu kapeluszach. Zaczyna­my od kapelusza białego, który stara się zebrać wszystkie fakty. Co wiemy, ja­kich informacji jeszcze potrzebujemy? Potem w zielonym kapeluszu na zasa­dzie burzy mózgu zbieramy wszystkie pomysły, bez ich oceniania. W żółtym kapeluszu analizujemy zebrane opcje. Staramy się rozważyć co one nam dają, jak możemy je wykorzystać. Potem za­kładamy czarny kapelusz i przyglądamy się wszystkim problemom i przeszko­dom. I na końcu w niebieskim kapelu­szu staramy się spojrzeć na całą sprawę z dystansu, aby ocenić czy nasze roz­wiązania, ich szanse i problemy są rze­czywiście ważne.

Ciekawym odkryciem z naszego szkolenia było to, że czasami w różnych scenariuszach (np. przy sprzedawaniu idei osobie z wiedzą, ale źle zmotywo­wanej) dobrze działały na nią pytania otwarte (typowe dla trenowa­nia), które pozwały jej znaleźć rozwiąza­nie. Co ciekawe trenowanie nie może mieć miejsca, gdy druga oso­ba odma­wia współpracy. Jeśli widzimy więc, że chcemy porozmawiać z dziec­kiem a ona nie ma teraz na to ochoty to nici z naszego treningu i musimy się z tym pogodzić.

Natomiast trener nie musi być eks­pertem (w przeciwieństwie do mentora czy guru). On ma tylko zrozumieć pro­blem i pomóc drugiej osobie znaleźć je­go rozwiązanie.

Sądzę, że takie podejście powinno pomóc nam nawiązać lepszy kontakt z naszą nastoletnią pociechą. Powinna ona mieć w swoim wieku motywację do wielu działań (choćby do spodobania się chłopakowi czy dziewczynie, do zrobie­nia wrażenia na rówieśnikach), ale czę­sto może nie wiedzieć jak w mądry spo­sób osiągnąć swoje cele. Spróbujmy ją posłuchać, potrenować i pomóc jej od­naleźć jej rozwiązania nurtujących ją problemów.

Często mówi się, że mężczyźni sły­sząc o problemie chcą od razu go roz­wiązać (coś w rodzaju mówienia), a nie wysłuchać i dać się wygadać żonie. I rzeczywiście podczas naszych prób tre­nowania największe problemy były z za­dawaniem pytań otwartych i tym aby nie mówić od razu naszych pomy­słów na rozwiązanie problemu, ale po­zwolić innym poszukać rozwiązania. Może tak rozumiane trenowanie będzie dobrym sposobem prowadzenia lep­szych rozmów w żoną niż odpowiedzi „pana rozwiązywacza”.

Zachęcam Was drodzy czytelnicy do dobrych rozmów z Waszymi bliskimi i współpracownikami w Waszej pracy.